保育士の仕事の1つとして職員会議があります。
行事の打ち合わせやクラス状況の報告、園長からの連絡事項など職員会議は職員間の大切な情報共有の場です。
しかし、
・長い時間かけた割に内容が薄い
・夜遅くまで会議が長引いてつらい
など、職員会議に対して不満や悩みを抱えている保育士はとても多いのが現実です。
そこで、この記事では職員会議を効率よく行っていくポイントを紹介していきます。
保育士の大切な時間を効率よく使いながら充実した会議にしていきましょう。
職員会議はいつ行っている？
職員会議とひとことで言っても、園によって実施方法はさまざまです。
私の勤務経験や周囲の保育士からのエピソードを基に職員会議の主な時間帯を紹介していきます。
平日の午睡中
普段の保育時間内で、ある程度まとまった時間が取れる午睡中に会議を行う園をよく聞きます。
私が以前勤めていた認可保育園でも午睡中に各クラスの代表者が集まって会議を行っていました。
平日の午睡中に行うメリット
・通常の勤務時間内で実施されるため、残業をしなくて良い。
・会議が長引くことが少ない。
平日の午睡中に行うデメリット
・全職員が一度に参加できない。
・参加していない職員に会議の内容を伝達することが面倒。
・伝達の際に、内容が間違えて伝わる可能性がある。
午睡時間に会議を行うメリットは、残業する必要がないことです。
また、限られた時間の中で行うためダラダラと長引くことが少ないでしょう。
しかし、子どもがいる時間なのでクラスで数名の職員が会議に参加し残りの職員は子どもを見るとなるでしょう。
そうなると会議に参加した人が、参加していない人へ会議の内容を伝達することになります。
その際に、伝え漏れや伝える人の言い回しによって内容が上手く伝わらないなどのデメリットも出てきます。
平日の保育終了後
全ての子どもが降園し、遅番の勤務時間後に会議を行うという園もとても多いです。
その場合、遅番以外の職員は一旦帰宅して会議に合わせて再度出勤するか園に残って会議の時間を待つことになります。
このパターンの場合は、会議の時間は残業扱いになります。
残業代がどのように扱われるかは園によってさまざまです。
平日の保育終了後に行うメリット
・全職員が参加できるため伝え漏れや認識の違いが起こりにくい
・子どもがいないためゆっくり話し合える
平日の保育終了後に行うデメリット
・残業になる
・時間に限りがないため長引きやすい
・子どもがいる職員は預け先に困る可能性がある
子どもが帰った後に行うので、全職員が参加できます。
そのため、同じタイミングで話を聞けて聞き漏れや認識の相違が起こりにくいことがメリットです。
デメリットとしては、通常の勤務時間が終わった後に会議があるので残業になってしまうことです。
また、午睡時間に行う場合に比べて時間にゆとりがあるため、つい無駄話をして長引いてしまうということも起こり得ます。
子どもがいる人は、夜に会議があると実家に預かってもらったり延長保育を頼むなどの対応が必要になることがあります。
ZOOMで会議を行う
コロナ禍になりZOOMでの会議を取り入れたという話もよく聞きます。
ZOOMで会議を行うメリット
・自宅からでも参加できる
・開始時刻までの時間を有効活用できる
・録画機能を使えば記録として残せる
ZOOMで会議を行うデメリット
・対面よりも発言しにくさがある
・通信状況によって音声が途切れることがある
・ZOOMの操作が苦手な人には負担
ZOOMでの会議であれば、家からでもスマホやパソコンで参加できるため退勤後に再び出勤する必要がありません。
また、ZOOMの録画機能を使えば記録として残しておけるため欠席者がいた場合も便利です。
しかしデメリットも多く、対面よりも話しにくさを感じたり通信状況によっては音声が途切れることもあるため使いづらいと感じる人も多いかもしれません。
職員会議を効率よく進める3つのポイント
どの開催パターンにしても保育士の大切な時間を使って会議を行っているということに変わりはありません。
せっかく時間を使うのであれば有意義に効率よく話し合いをしていきたいですね。
そこで、会議を必要最小限の時間で効率よく行うためのポイントを3つ紹介していきます。
連絡や報告ごとは文章でまとめておき口頭で話す時間を省く
会議で取り上げられている内容を分解すると主に以下の4つにまとめられます。
・報告
・連絡
・相談
・話し合い
このうち「報告」と「連絡」は発言者からの一方通行で成立することが多いため、あらかじめ書面でまとめておくことをおすすめします。
具体例を挙げると以下のような内容です。
・クラスの様子の報告
・行事当日の流れ確認
・園長からの業務連絡
これらは、文章化したものを事前に書面で配布し補足点のみを会議で話すようにすると時間がかなり省けます。
会議で時間をかけて行いたいのは「相談」と「話し合い」です。
なぜならこの2つは意見の交換をすることに意味があるからです。
・クラスに気になる子がいるため関わり方を相談したい
・保護者からクレームがあったため同じことが起きないための対応方法を話し合いたい
・今月は合同保育中にケガが多かったため職員配置を見直したい
このように、話し合いに時間をかけることができれば会議はとても有意義なものになっていきます。
終了予定時間を決めておく
午睡中の会議にしても勤務時間以降にしてもZOOMにしても終了予定時間を設けることをおすすめします。
時間を決めていないと、あれもこれもとどんどん話が膨らんでいってしまうからです。
だいたいの目安の時間を決めておき、全員で意識することで無駄な話に流れにくくなります。
一部の人にしか関係のない話は会議以外の時間に行う
「この話、全員に関係ないよね？わざわざ会議で話す必要なくない？」
これは、私がよく職員会議中に感じた心の声です。
あなたも感じたことはありませんか？
一部の人にしか関わりのないことを、わざわざ職員会議中に話すことは時間の無駄です。
会議が終わった後にでも当事者だけで話し合ってもらえばいいのです。
このように、参加者全員に関係のない話に流れていかないためにも議事録を作ることをおすすめします。
あらかじめどのような内容で会議を進めていくのかを決めておくことで会議で話す必要の有無を明確にできるのです。
無駄を省き短時間で有意義な会議を行おう
職員会議を効率よく進めていくためのポイントを紹介してきました。
近年、保育士の働き方の見直しが話題になっています。
職員会議も無駄を省くことで、保育士に余計な時間を使わせることなく有意義なものにしていけるでしょう。
ぜひ、あなたの園でも職員会議の在り方を見直し効率よく会議を進めていってくださいね。
