保育士業務の1つとして職員会議があります。
行事の打ち合わせや各クラスからの報告、園長からの連絡事項など職員会議は大切な情報共有の場ですよね。
しかし、
・長い時間かけた割に内容が薄い
・夜遅くまで会議が長引いてつらい
など、職員会議に対して不満や悩みを抱えている保育士がとても多いのが現実です。
この記事では職員会議を効率よく行っていくポイントを紹介していきます。
時間を効率よく使いながら充実した会議にしていきましょう。
職員会議はいつ行っている？
職員会議とひとことで言っても、園によってやり方はさまざまです。
私の勤務経験や知り合いの保育士から聞いた情報をもとに、職員会議の主な時間帯を紹介していきます。
平日の午睡中
平日の保育時間内で、ある程度まとまった時間が取れる午睡中に会議を行う園があります。
私が以前勤めていた保育園でも午睡中に各クラスの代表者が集まって会議を行っていました。
平日の午睡中に行うメリット
・勤務時間内で実施されるため、残業をしなくて良い。
・時間が限られているため会議が長引くことが少ない。
午睡時間に会議を行うメリットは、残業する必要がないことです。
また、限られた時間の中で行うためダラダラと長引くことが少ないでしょう。
平日の午睡中に行うデメリット
・全職員が一度に集まれない。
・参加していない職員に会議の内容を伝えることが面倒。
・伝達の際に、内容が間違えて伝わる可能性がある。
午睡中の子どもを見ていないといけないので、会議に参加する人と保育室に残る人で分かれる必要があります。
そうなると会議に参加した人が、参加していない人へ会議の内容を伝えなくてはなりません。
そのため、伝え漏れや伝える人の言い回しによって内容がうまく伝わらないなどのデメリットも出てきます。
平日の保育終了後
全ての子どもが降園し、遅番職員の勤務時間が終わった後に会議を行う園も多いです。
勤務時間後に行う場合、遅番の職員以外は一旦退勤して会議の時間に再び出勤するか園に残って会議の時間を待つことになります。
このパターンの場合は、会議の時間は残業ということになります。
平日の保育終了後に行うメリット
・全職員が参加できるため伝えもれや認識の違いが起こりにくい
・子どもがいないためゆっくり話し合える
子どもが帰った後に行うので、全職員が参加できます。
そのため、同じタイミングで話を聞けて聞きもれや認識の相違が起こりにくいことがメリットです。
平日の保育終了後に行うデメリット
・残業になる
・時間に限りがないため長引きやすい
・子どもがいる職員は預け先に困る可能性がある
デメリットとしては、通常の勤務時間が終わった後に会議があるので残業になってしまうことです。
また、午睡時間に行う場合に比べて時間に限りがないため、ついムダな話をして長引いてしまうということもあるでしょう。
子どもがいる職員は、夜に会議があると実家に預かってもらったり延長保育を頼むなどの対応が必要になることがあります。
ZOOMで会議を行う
コロナ禍になりZOOMでの会議を取り入れたという話もよく聞きます。
ZOOMで会議を行うメリット
・自宅からでも参加できる
・開始時刻までの時間を有効に使える
・録画機能を使えば動画で記録を残せる
ZOOMでの会議であれば、家からでもスマホやパソコンで参加できるため退勤後に再び出勤する必要がありません。
また、ZOOMの録画機能を使えば記録として残しておけるため便利です。
ZOOMで会議を行うデメリット
・対面よりも発言しにくさがある
・通信状況によって音声が途切れることがある
・ZOOMの操作が苦手な人には負担
デメリットも多く、対面よりも話しにくさを感じたり通信状況によっては音声が途切れたりすることもあります。
そのため、ZOOMでの会議はやりにくいと感じる人も多いかもしれません。
職員会議を効率よく進める3つのポイント
どの時間帯の会議にしても保育士の大切な時間を使っているということに変わりはありません。
せっかく時間を使うのであれば効率よく話し合いをしていきたいですね。
そこで、会議を効率よく行うためのポイントを3つ紹介していきます。
連絡や報告ごとは文章でまとめておき話す時間を省く
会議で取り上げられている内容は主に以下の4つになります。
・報告
・連絡
・相談
・話し合い
このうち「報告」と「連絡」は発言者からの一方通行で済むことが多いため、あらかじめ文章でまとめておくことをおすすめします。
具体例を挙げると以下のような内容です。
・クラスの様子
・行事当日の流れ
・園長からの業務連絡
これらは、文章にしたものを事前に配っておき、補足があるときのみ会議で話すようにすると時間がかなり省けます。
会議で時間をかけて行いたいのは「相談」と「話し合い」です。
なぜなら「相談」と「話し合い」は他の人と意見を交換することに意味があるからです。
以下のようなことが「相談」・「話し合い」にあたります。
・クラスに気になる子がいるため関わり方を相談したい
・保護者からのクレームへの対応方法を話し合いたい
・今月はケガが多かったため職員の配置を見直したい
相談や話し合いに時間をかけることができれば、会議はとても有意義なものになっていくでしょう。
終了予定時間を決めておく
どの時間帯の会議でも終了予定時間を決めておくことをおすすめします。
時間を決めていないと、どんどん話が膨らんで長引いてしまうからです。
だいたいの目安の時間を決めておき、全員で終了時間を意識することでムダな話に流れにくくなります。
時間が限られることで、意見が出やすくなることもあるのでぜひ試してみてください。
一部の人にしか関係のない話は会議以外の時間に行う
「この話、全員に関係ないよね？わざわざ会議中に話さなくてもいいんじゃない？」
これは、私がよく職員会議中に感じていた心の声です。
あなたも感じたことはありませんか？
一部の人にしか関係のないことを、わざわざ職員会議中に話すことは時間のムダです。
会議が終わった後に、関係のある人だけで話し合ってもらえばいいのです。
参加者全員に関係のない話に流れていかないためにも議事録を作ることをおすすめします。
あらかじめどのような内容で会議を進めていくのかを決めておくことで、必要なことだけを組み込むことができますよ。
ムダを省き効率よく会議を行おう
職員会議を効率よく進めていくためのポイントを紹介してきました。
近年、保育士の働き方の見直しが話題になっています。
職員会議もムダを省くことで、保育士に余計な時間を使わせることなく有意義なものにしていけるでしょう。
ぜひ、あなたの園でも職員会議のやり方を見直して効率よく話し合う場にしていってくださいね。
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